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Migration von Daten in ein (neues) CRM-System

Zur Migration in ein neues CRM gehört insbesondere die Übernahme von Daten, die oft aus mehreren Anwendungen zusammengeführt werden müssen und fast immer auch einer gründlichen Bereinigung bedürfen. Eine zeitliche Herausforderung, wenn hierfür nur die wenigen Tage zwischen Abschaltung der alten und Inbetriebnahme der neuen Systeme zur Verfügung stehen. Denn immer gehört zu einer hochwertigen Datenbereinigung auch die manuelle Überprüfung solcher Fälle, die nicht automatisch entschieden werden können oder sollen.

ACS bietet komfortable Lösungen, mit der die Datenbereinigung unabhängig von der eigentlichen Datenmigration durchgeführt werden kann, so dass ausreichend Zeit für die Datenbereinigung zur Verfügung steht.

Eine besonders komfortable Lösung bietet sich bei Migrationen in Dynamics CRM an.

Bild 1: Drei Szenarien für die Migration der Daten aus den Altsystemen in das Zielsystem. Oben: Häufig steht für Datenbereinigungsmaßnahmen lediglich der kurze Zeitraum zwischen Abschalten der Altsysteme und Start der neuen Anwendung zur Verfügung (Szenario 1), Mehr Komfort und Zeit für die Datenbereinigungen ist gegeben, wenn die Bereinigung vor der Übernahme (Szenario 2) oder nach der Übernahme (Szenario 3) durchgeführt wird.

Szenario 1 – Datenbereinigung während der Umstellung

Typische Gründe dafür, dass die Daten nicht bereits in den Altanwendungen auf die Migration vorbereitet werden können, sind:

Die Altsysteme erlauben keinen Einsatz externer Cleansing-Maßnahmen (etwa durch Einsatz geeigneter Software wie q.address Stand-alone).

Wenn mehrere Altanwendungen zusammenzuführen sind, müssen auch Dubletten bereinigt werden, die Adressen aus verschiedenen Anwendungen enthalten, dies ist in den Altsystemen in der Regel nicht realisierbar.

Die Konsequenz aus diesen Problemen ist häufig, dass Datenbereinigungsmaßnahmen lediglich in dem kurzen Zeitraum zwischen Abschalten der Altsysteme und Inbetriebnahme der neuen Anwendung durchgeführt werden. Hier handelt es sich stets nur um wenige Tage: Ein Wochenende, und mit etwas Glück ein zusätzlicher Feiertag und vielleicht auch noch ein Brückentag.

In dieser knappen Zeitspanne kann man nicht viel tun – allenfalls einige gut vorbereitete Verarbeitungen für ein automatisches Cleansing und die Zusammenführung der Daten starten. Auf keinen Fall aber bleibt die Zeit, Zuordnungen und Berichtigungen, die nicht automatisch entschieden werden können oder sollen, individuell von Mitarbeitern prüfen und entscheiden zu lassen.

Das Tool der Wahl für die Datenbereinigung innerhalb der wenigen Tage während der Datenmigration ist q.address Stand-alone. Es prüft und bereinigt die postalischen Anschriften, generiert Anreden, führt Dubletten verlustfrei zusammen („Verschmelzung“), und vieles andere mehr.

Übrigens, dass die Bereinigung nach der Migration häufig nicht oder nur ungenügend nachgeholt wird, liegt daran, dass eine Bestandsbereinigung auch in vielen neuen Anwendungen schwierig ist.

Szenario 2 – Datenbereinigung vor der Migration

Mit dem q.address Migration Server haben wir eine Lösung entwickelt, die grundsätzlich immer funktioniert – auch wenn mehrere Altanwendungen im Zuge der Migration zusammengeführt werden müssen:

Bild 2: Der q.address Migration Server prüft und bereinigt die ihm aus den Altanwendungen übergebenen Daten und ermöglicht die Bearbeitung der Ergebnisse. Die Daten können wiederholt übernommen werden, dabei bleiben früher getroffene manuelle Entscheidungen erhalten. Für die Migration in das neue CRM- oder ERP-System werden die Daten aus dem q.address Migration Server exportiert und in die neue Anwendung Importiert. Die Bearbeitung ist an mehreren Arbeitsplätzen möglich (Teambearbeitung).

Der q.address Migration Server erlaubt eine zeitlich vorgezogene Bereinigung der Daten, zum Beispiel in den drei Monaten vor dem vorgesehenen Migrationstermin (vgl. Bild 1, Szenario 2). Bei der Migration werden die bereinigten Daten aus dem q.address Migration Server in das neue System übernommen, und das neue System wird mit einer sauberen Datenbasis gestartet.

Szenario 3 – Datenbereinigung nach der Migration

Bild 3: q.address Stand-alone 365 greift unmittelbar auf Dynamics 365 zu, es müssen weder Daten exportiert noch im Anschluss an die Bereinigung importiert werden. Die Bearbeitung ist an mehreren Arbeitsplätzen möglich (Teambearbeitung).

Im Falle einer Migration nach Microsoft Dynamics 365 CRM (und einiger weiterer CRM-Systeme wir z. B. Salesforce und SAP CRM) kann die Datenbereinigung nach der Migration fortgeführt und abgeschlossen werden:

Bei der Migration beschränkt man sich auf eine einfache, automatische Zusammenführung, wie sie im Szenario 1 beschrieben wurde (siehe Bild 1).

Die manuelle Überprüfung und Nachbearbeitung wird nach der Migration und Inbetriebnahme der neuen Anwendung durchgeführt.

q.address Stand-alone 365 greift unmittelbar auf das CRM zu, erlaubt eine automatische und anschließend eine manuelle Prüfung und Berichtigung der Ergebnisse und spielt die Ergebnisse unmittelbar ins CRM ein. Es ist weder ein vorheriger Export der Daten aus dem CRM noch ein späterer Import von Ergebnisdateien ins CRM erforderlich. q.address Stand-alone 365 kommuniziert unmittelbar mit dem CRM.

Resümee

Migrationen nach Szenario 1 sind aus der Not geboren. Sie sind akzeptabel, wenn ausschließlich automatische Entscheidungsprozesse ausreichend sind.

Migrationen nach Szenario 2 (q.address Migration Server) sind die beste Lösung, denn Sie ermöglichen den Start der neuen Anwendung mit einem abschließend bereinigten Datenbestand.

Migrationen nach Szenario 3 (automatische Bereinigung während der Migration, manuelle Überprüfung nach Inbetriebnahme der neuen Anwendung) ist eine gute Alternative, wenn die neue Anwendung die erforderliche Funktionalität aufweist (z. B. Microsoft Dynamics 365, Salesforce, SAP CRM).

Szenario 3 hat den zusätzlichen Charme, dass die Lösung nicht nur für die erstmalige Bereinigung nach der Migration, sondern auch für künftige Prüfungen und Bestandsbereinigungen – etwa für einmal jährlich vorgesehene Qualitätsüberprüfungen – und für weitere Migrationen, die möglicherweise künftig einmal erforderlich werden, zur Verfügung steht.

ACS Informatik GmbH
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Tel: +49 (0)89 820 755-20
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